Comment se constituent vos équipes-projet ?
Le chef de projet est désigné par la direction selon des critères de bon sens : sa charge de travail, l’ampleur du projet et ses affinités. Tout le monde chez Azimut peut être chargé de projet. Ce dernier constituera ensuite son équipe selon ses besoins. Mais ce qui est intéressant, c’est plutôt la manière dont les projets se mettent en place.
Le chargé de clientèle, partie intégrante de l’équipe projet
Candice Crépeau, directrice commerciale, fait partie de ceux qui ont bousculé les habitudes en impliquant les chargés d'affaires à toutes les étapes d’un projet :
Notre métier est passionnant, notamment parce que notre rôle n’est pas uniquement de vendre un produit, mais de concevoir le projet qui répondra parfaitement aux attentes du client à moyen et long terme. L’écoute, la compréhension de la stratégie, l’adaptation à un contexte sont les facteurs-clefs pour établir une relation de confiance avec le client et assurer de bonnes bases à un projet. Deuxième point important : notre rôle ne s’arrête pas lorsque le devis est signé, au contraire : notre équipe commerciale et notre équipe technique travaillent de manière complémentaire. Quand un projet est signé, puis confié à un chef de projet, le chargé d'affaire reste informé de son évolution jusqu’au bout.
La gestion d’un projet en quatre grandes étapes
Chez Azimut, la gestion d’un projet suit un « protocole » très précis qui permet de garder la maitrise du temps et des engagements pris.
Étape 1 - Le cadrage du projet : c’est un moment assez formel au cours duquel le commercial transmet au chef de projet désigné les aspects techniques et contextuels, ainsi que tous les éléments importants à connaître sur le client et sa demande. Le commercial restera informé du déroulé du projet jusqu’à sa phase finale mais c’est à l’issue de ce rendez-vous interne que le chef de projet prend le relais et devient l’interlocuteur principal du client.
Guillaume Robin : « Cette note de cadrage va constituer notre feuille de route. Elle va permettre au chef de projet et à son équipe de ne rien oublier et d’éviter d’éventuelles dérives. C’est aussi dans cette note que les contraintes techniques vont être mentionnées. »
Étape 2 - L’analyse du projet : elle peut prendre un certain temps s’il s’agit d’un projet web ou d’affichage dynamique et se formalise dans un document construit conjointement entre le chef de projet et le client. Le cahier d’analyse a des allures de contrat : tout ce qui y est mentionné engage les deux parties. « Les phases de préparation sont les plus importantes. Elles peuvent d’ailleurs prendre jusqu’à un tiers du temps. Nous avons constaté que les écueils techniques que nous avons pu rencontrer venaient du fait que certaines demandes n’avaient pas été précisées » explique Goulven Salaun.
Étape 3 - La phase de production est menée de manière « agile », c'est-à-dire que le projet est livré au fur et à mesure de son avancée. Cela permet au besoin de redresser la barre, de revoir certains points en cours de production et au client de se familiariser avec l’outil.
Charlène Thibaud a une formation de développeur et apprécie sa deuxième casquette de chef de projet. « J’aime le contact avec le client, la recherche de ce qui correspondra le mieux à ses attentes. Lors de la phase d’analyse, je vais prioriser les besoins en développement et livrer ensuite le projet phase par phase. Cela permet d’être plus réactif, et de faire évoluer le projet avec lui. »
Étape 4 - Le bilan d’affaire : une fois que l’outil est fonctionnel et livré, un bilan est fait avec le client, puis en interne, pour analyser les points forts et les points d’amélioration. Cela permet au commercial de s’assurer de la satisfaction de son client, et aux équipes en interne d’enrichir leurs process au fil du temps.
Et le client dans tout ça ?
Dans un projet Azimut, le client reste au centre. En effet, l’entreprise vend des logiciels et des applications qui ont une base commune, certes, mais que l’équipe de production doit adapter à chaque client, en termes de fonctionnalités, de design et d’ergonomie. « Notre force, c’est le temps que nous prenons à comprendre le métier de notre interlocuteur, à nous adapter à son contexte, au vocabulaire-métier. Il faut impérativement que le produit que nous livrerons corresponde précisément à la demande, tout en restant intuitif et facile d’utilisation » précise Goulven Salaun.
Aziplayer, un logiciel travaillé sur-mesure selon les projets
Guillaume Robin prend l’exemple d’un projet d’affichage dynamique qui utilisera le logiciel Aziplayer
Nous allons discuter longuement avec le client et les personnes de l’entreprise concernée par le projet. Ensemble, nous allons essayer de répondre à une série de questions : que faut-il afficher et dans quel but ? Où seront installés les appareils ? Dans des halls d’accueil ? Dans des open-spaces ? Dans des salles de pause ? Y aura-t-il une seule personne en charge de la mise à jour des contenus ou plusieurs ? Y a-t-il des passerelles à mettre en place avec des indicateurs de performance, etc. Ces questions stratégiques vont nous permettre de comprendre comment le client veut fonctionner et de modeler notre logiciel. Aziplayer sait tout faire, mais nous devons faire en sorte que la prise en main du logiciel soit adaptée et facilitée. Le logiciel sera déployé sur mesure selon le nombre d’utilisateurs et la quantité des flux à diffuser. En d‘autres termes, le succès d’un projet réside principalement dans la qualité des échanges entre le chef de projet et le client. La communication, c’est la clé.
La gestion de projet, un modèle en pleine évolution
Azimut a par exemple réalisé le premier site internet de la Classe IMOCA, client historique, et assuré ses évolutions au fil du temps. En 2019, la Classe décide de refaire son site internet, mais cette fois, le projet est porté par plusieurs prestataires. Aujourd’hui, cette pratique est presque devenue la norme et change assez profondément les règles : elle implique de prendre en considération non seulement les attentes du client mais aussi la relation avec les autres parties prenantes : infographistes, fournisseurs de flux de données, ou différents services d’une entreprise (service technique, service communication…). Cette évolution a été l’occasion d’affiner encore ses méthodes de gestion de projet et aujourd’hui, le chef de projet gère et coordonne aussi l’intervention d’autres partenaires techniques.
Vers un outil de gestion de projet Azimut ?
L’entreprise a beaucoup investi dans cette relation d’accompagnement client. À tel point que l’entreprise conçoit des outils de gestion de projet en ligne pour ses clients, avec des agendas et des documents partagés. Affaire à suivre.